Konferencje i szkolenia

Wybierając salę na konferencję, warto uwzględnić miejsce potrzebne nie tylko dla uczestników. Osobnej przestrzeni może wymagać prowadzący, stanowisko do prezentacji, materiały dla gości czy część przeznaczona na pytania i rozmowy po wystąpieniach.

Przy większych wydarzeniach znaczenie ma również płynne przechodzenie pomiędzy kolejnymi punktami programu. Odpowiednio dobrane miejsce na konferencję pozwala rozplanować część merytoryczną oraz przerwy bez zakłócania przebiegu spotkania. Właśnie dlatego przy wyborze sali na konferencję w Płocku dobrze zacząć od programu i liczby zaproszonych osób, a dopiero później ustalić układ przestrzeni.

Nie każde szkolenie opiera się na prezentacji prowadzącego. Warsztaty, ćwiczenia zespołowe, kursy wewnętrzne czy spotkania rozwojowe wymagają przestrzeni, która pozwala uczestnikom swobodnie pracować w przyjętej formule.

Sala na szkolenie może zostać przygotowana pod zajęcia wykładowe albo pracę w mniejszych zespołach. Przy wyborze warto więc uwzględnić liczbę uczestników, czas trwania zajęć, sposób pracy oraz potrzebę korzystania z materiałów szkoleniowych.

Jeżeli planujesz szkolenia w okolicach Gostynina, Centrum Żawakol w Gąbinie pozwala dobrać przestrzeń do charakteru wydarzenia. Sala szkoleniowa może służyć m.in. do organizacji warsztatów, prezentacji, spotkań wewnętrznych i cyklicznych zajęć dla pracowników.

Układ stołów i krzeseł warto podporządkować temu, co uczestnicy będą robić podczas spotkania. Jeden sposób ustawienia nie będzie odpowiedni dla każdego wydarzenia.

W zależności od programu można zastosować między innymi:

• układ teatralny – odpowiedni na wykłady, prezentacje i wystąpienia kierowane do większej grupy;
• układ szkolny – sprawdza się podczas zajęć, na których uczestnicy korzystają z materiałów i sporządzają notatki;
• podkowę – ułatwia prowadzenie dyskusji, warsztatów oraz rozmów pomiędzy uczestnikami;
• wspólny stół – rozwiązanie przeznaczone m.in. na zebrania, rozmowy z kontrahentami i spotkania niewielkich zespołów.

Możliwość zmiany ustawienia pozwala przygotować salę szkoleniową albo konferencyjną zgodnie ze scenariuszem wydarzenia, zamiast dopasowywać jego przebieg do zastanego układu.

Organizacja konferencji zaczyna się od programu. Liczba wystąpień, przewidywany czas poszczególnych bloków oraz przerwy wpływają na sposób wykorzystania sali i pozostałego zaplecza. Przy wydarzeniu całodniowym należy również przewidzieć moment na posiłek oraz czas przeznaczony na swobodne rozmowy uczestników.

Przed wydarzeniem warto ustalić:

• liczbę zaproszonych osób,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia,
• liczbę wystąpień lub paneli,
• długość przerw,
• sposób ustawienia uczestników,
• harmonogram posiłków i przerw kawowych,
• potrzebę zakwaterowania,
• dodatkową część integracyjną.

Przemyślana organizacja konferencji w Płocku pozwala połączyć kolejne części wydarzenia w jeden harmonogram i wcześniej przygotować potrzebne przestrzenie.

Organizacja szkoleń zależy również od czasu trwania wydarzenia. Przy kilkugodzinnym spotkaniu wystarczy zaplanować część szkoleniową oraz przerwę. Kilkudniowy cykl wymaga już uwzględnienia posiłków, noclegów i odpowiedniego rozłożenia kolejnych bloków zajęć.

Przy dłuższych wydarzeniach można podzielić program na część wykładową, warsztatową i integracyjną. Taki układ pozwala zmieniać tempo spotkania i przeznaczyć czas zarówno na przekazywanie wiedzy, jak i pracę uczestników.

Centrum Żawakol umożliwia przygotowanie wydarzeń jednodniowych oraz kilkudniowych, dlatego przy organizacji szkoleń można połączyć zajęcia, posiłki i zakwaterowanie uczestników w obrębie jednego obiektu.

Przestrzeń konferencyjna może służyć również do organizacji wydarzeń o mniejszej skali. Sala na spotkanie biznesowe sprawdzi się podczas zebrań pracowników, rozmów z partnerami handlowymi, prezentacji nowych produktów czy wewnętrznych podsumowań.

Można zorganizować w niej między innymi:

• zebranie zespołu,
• spotkanie zarządu,
• prezentację dla klientów lub kontrahentów,
• warsztaty strategiczne,
• spotkanie działu sprzedaży,
• rozmowy rekrutacyjne prowadzone dla większej grupy,
• firmowe podsumowanie kwartału lub roku.

Jeśli potrzebna jest sala na spotkanie biznesowe w Płocku, dobór wielkości przestrzeni do liczby uczestników pozwala uniknąć wynajmowania pomieszczenia niedostosowanego do faktycznego charakteru wydarzenia.

Część merytoryczna nie musi kończyć całego wydarzenia. Po szkoleniu, konferencji czy firmowym podsumowaniu można zaplanować mniej formalne spotkanie przeznaczone na rozmowy oraz integrację zespołu.

W Centrum Żawakol organizujemy także wydarzenia firmowe, w tym spotkania integracyjne i kolacje biznesowe. Dzięki temu imprezy firmowe w okolicach Płocka można połączyć ze wcześniejszym szkoleniem lub konferencją, zamiast planować oba wydarzenia w odrębnych terminach i lokalizacjach.

Przed zapytaniem o wynajem sali konferencyjnej warto przygotować podstawowe informacje dotyczące wydarzenia. Ułatwia to dobranie przestrzeni i ustalenie potrzebnego zaplecza już podczas pierwszych rozmów.

Przydatne będą:

• termin,
• przewidywana liczba uczestników,
• godziny wydarzenia,
• jego charakter,
• oczekiwany układ stołów i krzeseł,
• liczba planowanych przerw,
• zapotrzebowanie na gastronomię,
• liczba osób wymagających noclegu.

Podobne informacje warto przygotować przy zapytaniu o wynajem sali szkoleniowej. Dzięki temu możemy zaproponować rozwiązanie odpowiadające sposobowi prowadzenia zajęć, a nie jedynie liczbie dostępnych miejsc.